Поскольку штаты и страны начинают открываться, пора задуматься о будущем личных мероприятий и о том, как они будут выглядеть. Это руководство поможет вам начать этот процесс и начать организовывать физические мероприятия после блокировки.

Пандемия принесла с собой беспрецедентные потери и проблемы для индустрии мероприятий, но также принесла рост и популярность виртуальных альтернатив. Поскольку личные мероприятия снова начнут проводиться, организаторам мероприятий придется признать роль виртуальных, поскольку они сталкиваются с задачей организации этих массовых собраний с все еще очень реальной угрозой Covid-19.

Реальность такова, что пока вирус продолжает распространяться, собираться в помещении особенно опасно - недавнее исследование, проведенное в Японии, показало, что вероятность передачи вируса от человека к человеку в закрытой среде почти в 19 раз выше .

Новый стандарт для физических событий повлечет за собой тщательные меры безопасности и будет во многом полагаться на виртуальные инструменты, поэтому важно подготовиться соответствующим образом. Мы составили это подробное руководство по планированию и выполнению событий после блокировки, чтобы помочь вам ориентироваться в ближайшем будущем событий.

СООБРАЖЕНИЯ ПЕРЕД МЕРОПРИЯТИЕМ
 

Настройте свою маркетинговую стратегию
Когда дело доходит до маркетинга вашего мероприятия, не все должно отличаться от времен, существовавших до Covid, но есть определенные вещи, о которых следует помнить, учитывая текущую обстановку.

СООБЩЕНИЯ
Обосновать проведение личного мероприятия и убедить посетителей в том, что стоит отправиться туда, сложнее, чем когда-либо, поэтому вам нужно быть более ясным и целенаправленным, когда вы сообщаете свое ценностное предложение в своих маркетинговых материалах.

Не забывайте учитывать текущую глобальную ситуацию и осознавать проблемы, с которыми сталкиваются многие, особенно в отношении возможности присутствовать на мероприятии и экономических трудностей в более широком смысле. Обязательно проясните, что будет онлайн-компонент, а также уделите особое внимание мерам безопасности, которые вы будете применять на месте.

Почему ваши участники должны присутствовать?

Зачем им присутствовать вживую, когда может быть доступен виртуальный вариант (или несколько, в зависимости от характера вашего контента и конкурентной среды) ?

Поскольку вам, вероятно, придется включить виртуальный компонент, убедитесь, что вы отвечаете на эти вопросы тактично и положительно, чтобы не подорвать восприятие его ценности. То есть говорите о том, что еще вы получаете от посещения живых выступлений, помимо ценности виртуального контента и вовлеченности.

IFA Berlin, которая состоится в сентябре, является отличным примером того, как донести ценностное предложение:


ЛЕНТА НОВОСТЕЙ
Наконец, имейте в виду, что виртуальные участники не обязательно соблюдают тот же график регистрации, что и личные участники, поскольку им не нужно организовывать поездку. У них есть возможность принять больше решений в последнюю минуту и, скорее всего, они зарегистрируются позже. Соответственно измените график маркетинговых мероприятий, чтобы учесть тот факт, что вам необходимо привлекать как посетителей, так и онлайн.

План виртуального посещения
Сразу после блокировки будет практически невозможно провести живое мероприятие без какого-либо виртуального компонента. Предоставление онлайн-каналов для людей, которые могут присоединиться к мероприятию, позволит вам охватить и монетизировать гораздо большую аудиторию. Помните об этом при разработке мероприятия, чтобы убедиться, что ваш формат имеет смысл для обоих типов посетителей.

ПОМОЛВКА
Убедитесь, что вы спланировали, как привлечь вашу виртуальную аудиторию к мероприятию и позволить им общаться, вместо того, чтобы сосредоточиться исключительно на личном опыте. По словам Боба Ваэза , генерального директора и соучредителя Eventmobi, три наиболее важных аспекта виртуального взаимодействия - это качественные презентации, участие посетителей и виртуальные сети.

Он рекомендует создавать презентации, посвященные путешествию героя, чтобы ваша аудитория чувствовала себя заинтересованной в том, что вы хотите сказать, а также использовать такие инструменты, как живые вопросы и ответы и опросы, чтобы они могли взаимодействовать с выступающими. Не менее важны варианты сетевого взаимодействия, которые могут быть в форме секционных видео-сессий или семинаров.

Подумайте о том, чтобы сделать запись сеансов мероприятия доступной в Интернете (бесплатно или за небольшую часть стоимости билета), чтобы обеспечить еще большую гибкость для людей, которые не могут присоединиться.

БИЛЕТЫ
Опять же, важно иметь в виду, что виртуальные посетители также будут отличаться от присутствующих лично с точки зрения их готовности платить за доступ к мероприятию. Однако, если вы сможете эффективно передать и доказать ценность своего мероприятия, вам будет легче оправдать цену.

Помните, что вы можете сохранить низкие цены на билеты для онлайн-посетителей и при этом потенциально повысить рентабельность инвестиций, учитывая масштаб мероприятия. Важно установить справедливую цену, чтобы иметь возможность найти баланс между тем, что люди готовы и могут заплатить, и финансовой жизнеспособностью мероприятия с точки зрения бизнеса. Многоуровневая структура ценообразования и / или гибкая политика отмены - вот некоторые варианты, которые следует учитывать.

ТЕХНОЛОГИИ
Чтобы эффективно настроить возможности виртуального взаимодействия для вашего мероприятия, вам понадобится подходящее оборудование и программное обеспечение. Почти 70% специалистов по организации мероприятий ищут инструменты, которые поддерживают как личные , так и виртуальные мероприятия, и рынок быстро адаптируется к этому спросу.

Не стесняйтесь искать партнера, который поможет с технической стороной дела, будь то недавно созданная виртуальная площадка или другой специалист по виртуальным мероприятиям.

При выборе технического партнера следует учитывать следующие ключевые моменты:

Для каких типов событий они привыкли работать или для чего лучше всего подходит их инструмент
Любые технические ограничения, которые могут применяться, включая ограничения по количеству участников или пропускной способности.
Возможности интеграции
Возможности спонсорства
Особенности взаимодействия и нетворкинга
Политики сбора данных
 

ЯЗЫКОВЫЕ БАРЬЕРЫ
Учитывая, что международные поездки маловероятны в краткосрочной перспективе, между личными участниками не должно быть много языковых барьеров. Однако вы сможете связаться с людьми со всего мира через виртуальную среду. Подумайте о том, чтобы составить общение таким образом, чтобы его могли легко понять не носители языка, или переведите ключевую информацию на соответствующие языки, чтобы лучше вовлечь эту аудиторию.

Подготовьте процесс регистрации
Хотя по-прежнему важно собирать стандартные данные о посетителях и задавать вопросы относительно их предпочтений, подумайте, какую информацию вам может понадобиться собрать помимо той, которую вы обычно делаете при создании страниц и форм регистрации.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
В первые дни пандемии некоторые органы общественного здравоохранения пытались снизить риск, требуя проведения мероприятий, доказывающих, что участники не будут выезжать из зон высокого риска и не контактировали с людьми из этих зон. Это может быть сложно точно доказать, но если такие ограничения вступят в силу после блокировки, вполне разумно, что эти вопросы будут включены в ваш процесс регистрации.

Попробуйте добавить вопросы о:

Откуда они поедут
Был ли у них недавно положительный результат теста на Covid-19 или были ли они рядом с кем-то, кто
Были ли они ранее проверены на антитела к вирусу
Их предполагаемый статус риска, включая возрастную группу, состояние здоровья и т. Д.
На данный момент нет установленных правил для сбора информации, поэтому каждый планировщик должен будет решить, что подходит и что работает для их мероприятия.

УСЛОВИЯ И ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Возможно, имеет смысл попросить участников подписать отказ от ответственности, если они планируют присутствовать, поскольку большинство планов страхования больше не покрывают претензии, связанные с пандемией (если они когда-либо были), и положительный диагноз, вынесенный на вашем мероприятии, потенциально может открыть вам юридические проблемы.

Вы также должны включить заявление для ознакомления участников о мерах безопасности на месте и дать им согласие соблюдать правила, которые вы будете устанавливать (а также любые действия, которые могут быть предприняты против участников, которые их не соблюдают).

Кроме того, не забудьте внимательно рассмотреть политику отмены и возврата средств - еще слишком рано говорить с абсолютной уверенностью, когда будет безопасно проводить мероприятие или будут ли будущие всплески вспышек болезни вызывать дальнейшие отсрочки и отмены. Обязательно четко изложите условия для всех прогнозируемых ситуаций.

Обновите своих участников
Информирование посетителей всегда является ключевой частью процесса планирования, и тем более во время пандемии.

ПРАВИЛА ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ
Отправьте конкретные материалы по адаптации вашим лично посетителям до мероприятия, чтобы сообщить им о важных мерах безопасности и убедиться, что они могут подготовиться соответствующим образом.

Вы должны включить:

Чего они могут ожидать от мероприятия, в том числе правил социального дистанцирования, ношения масок и т. Д.
Информация о том, будете ли вы предоставлять маски и другое защитное снаряжение (которое вам абсолютно необходимо) или проводить проверку температуры по прибытии
Обзор стандартных правил безопасности, таких как частое мытье рук и использование дезинфицирующего средства для рук.
Явное разочарование для всех, кто плохо себя чувствует, от поездки на мероприятие
Какие меры будут приняты на месте, если кто-то заболеет
Выберите подходящие места
Выбор подходящего места повлечет за собой оценку мер безопасности для личной аудитории и технической инфраструктуры / настройки для виртуальной аудитории.

ГИБРИДНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Надежный Интернет и современные аудиовизуальные технологии станут минимумом для виртуальных впечатлений от высокопроизводительных виртуальных мероприятий, которых ожидает виртуальная аудитория. Ищите места, которые предлагают эти функции и могут удовлетворить ваши потребности в виртуальном мероприятии.

ГОТОВНОСТЬ К КОРОНАВИРУСУ
Санитарные процедуры и меры социального дистанцирования, которые потребуются, представляют собой дополнительные затраты, которые места проведения могут лучше покрыть, поскольку расположение мест проведения физических мероприятий позволит им легче распределить инвестиции между большим количеством мероприятий / участников.

Учитывайте эти вопросы при поиске мест:

Есть ли отдельные входы, чтобы ограничить количество людей, входящих и выходящих одинаково?
Легко ли обустроено пространство для одностороннего движения или для разнесенных столов и стульев?
Есть ли внутри соответствующая вентиляция, чтобы предотвратить скопление вируса в воздухе?
Инвестировали ли они (или планируют ли они инвестировать) в какие-либо возможности тестирования на месте?
 

ПОДГОТОВКА НА МЕСТЕ
 

Физический аспект мероприятия будет кардинально отличаться от событий, которые вы устраивали в прошлом, и будет сложно выполнить. Вот что нужно учитывать при подготовке места проведения.

Внедрение надлежащих протоколов безопасности
Меры безопасности будут иметь первостепенное значение на мероприятиях, которые состоятся в ближайшем будущем. Ниже приведены элементы, которые следует учитывать при сборе посетителей в физическом месте.

СОЦИАЛЬНОЕ ДИСТАНЦИРОВАНИЕ
Само собой разумеется, что количество личного присутствия должно быть сведено к минимуму, чтобы обеспечить лучшее социальное дистанцирование, которое будет соблюдаться в большинстве мест. Стационарные стулья и столы следует размещать на расстоянии не менее 6 футов (около 2 метров) друг от друга, чтобы минимизировать разброс.

Подумайте о том, как следует обустроить пространство и какие процедуры необходимо выполнить, чтобы каждый мог оставаться на расстоянии при перемещении.

Например:

Разместите указатели на земле и включите четкие знаки, указывающие на движение транспорта и ограничивающие пересечение путей людьми. Эти маркеры также могут использоваться как дополнительная возможность для брендинга или спонсорства.
Установите протокол для входа и выхода из сессий и залов.
Помните о минимальном рекомендуемом расстоянии при планировании взаимодействия посетителей с персоналом, например, при регистрации, информационных столах (приложения могут быть эффективным способом их замены) и времени приема пищи. Один из вариантов - накрывать на тарелках и накрывать столы по прибытии посетителей, чтобы минимизировать взаимодействие персонала с гостями во время обслуживания столиков.
 

СКРИНИНГОВАЯ ИНФРАСТРУКТУРА
Как упоминалось выше, тепловое сканирование будет минимальным требованием для многих событий во время пандемии, хотя это может быть не самый надежный способ проверить людей на наличие вируса . Исследователи все еще усердно работают над разработкой альтернативных методов тестирования, таких как новая технология лазерного тестирования из ОАЭ или носимые устройства, которые отслеживают биометрические данные для прогнозирования предсимптоматических случаев, тестируемых венецианцами , поэтому важно быть в курсе последних событий. новейшие и наиболее эффективные меры тестирования и оцените, как вы можете реализовать их на своем мероприятии.

МЕДИЦИНСКИЕ ПРОФЕССИОНАЛЫ НА МЕСТЕ
Присутствие медицинских специалистов на мероприятии не всегда возможно, но неплохо было бы подумать о том, чтобы привлечь некоторых на борт, чтобы контролировать проверки температуры и обрабатывать любые подозрительные случаи на мероприятии. По крайней мере, свяжитесь с ближайшими медицинскими учреждениями и узнайте, есть ли у них ресурсы, чтобы помочь, если у вас все же окажутся больные посетители.

ПРЕДОСТАВЛЯЙТЕ НЕОБХОДИМЫЕ СИЗ И ДЕЗИНФЕКТИВЫ
Во многих местах уже начали требовать, чтобы люди носили маски в помещении, что является правилом, которое вы должны рассмотреть для всех мероприятий в помещении. Согласно последнему обновлению CDC , коронавирус в основном распространяется через респираторные капли, а не при прикосновении к инфицированным поверхностям или объектам.

Учитывая то, что мы уже знаем о бессимптомных людях, которые все еще могут распространять вирус, маски, следовательно, являются одним из наиболее эффективных способов замедлить распространение, если их правильно и все присутствующие носят . Фактически, они могут замедлить распространение до 75% .

В дополнение к маскам, убедитесь, что в помещении для проведения мероприятий есть достаточное количество станций для мыла и дезинфицирующих средств для рук, поощряйте людей часто мыть руки и регулярно дезинфицируйте места с интенсивным движением. Вы можете даже подумать о том, чтобы потребовать от людей продезинфицировать руки по прибытии.

РЕГУЛИРОВКИ F&B
Если вы планируете подавать еду на мероприятии, заранее обсудите варианты с местом проведения. Скорее всего, у них есть свои собственные правила подачи еды.

Например, буфеты и другие станции самообслуживания вряд ли будут разрешены. Если будет подаваться алкоголь, они могут порекомендовать установить дополнительные бары вокруг места, чтобы ограничить количество людей, которые будут собираться у каждого из них.

Также будет важно координировать потенциальные предложения еды и напитков с обязательством участников носить маски во время мероприятия - особенно поначалу может быть лучше вообще отказаться от этих предложений, поскольку логистика мероприятия все еще будет в некоторой степени экспериментальной, а основная цель должна состоять в чтобы все прошли через мероприятие безопасно.

Если вам действительно нужно подать еду во время мероприятия, важно помнить о том, чтобы дать участникам возможность продезинфицировать руки, чтобы они могли безопасно снять маски, не загрязняя их, а затем обеспечить безопасность людей. расстояние друг от друга без маски. Учтите, что при большом количестве людей в замкнутом пространстве вирус может со временем накапливаться в окружающем воздухе. Правильная вентиляция может быть важным способом минимизировать этот конкретный риск.

Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств
Во время пандемии главным правилом игры была неопределенность, и события будут проходить по тем же правилам. Убедитесь, что у вас есть резервные копии для различных сценариев, которые могут возникнуть неожиданно.

ПОЛИТИКА БОЛЕЗНЕЙ
Во время пандемии вам следует ожидать отмены рейсов в последнюю минуту или незаезда из-за того, что люди заболели или самоизолировались после того, как оказались в ситуации высокого риска. Подумайте, что вы будете делать, если сотрудники, докладчики или спонсоры заболеют до или во время мероприятия.

ИЗОЛЯЦИОННЫЕ КОМНАТЫ
Если во время теплового тестирования выявляется высокая температура или кто-то начинает чувствовать себя плохо во время мероприятия, вам понадобится изолированное пространство, чтобы потенциально протестировать их и, что наиболее важно, держать их отдельно от других участников. Обязательно согласовывайте с местом проведения мероприятия по созданию изоляторов и разработке процедуры обращения с зараженными участниками.

СВЯЗЬ
Всегда имейте в наличии надежный план коммуникации на случай, если вам нужно лично сообщить участникам о новых мерах, которые принимаются, или о любых случаях, которые были подтверждены.

Прозрачность здесь является ключевым моментом, поэтому независимо от того, общаетесь ли вы с помощью электронной почты или push-уведомлений в своем приложении для мероприятий, убедитесь, что ваши участники знают, что происходит, и всегда находятся на одной странице.

ПОСЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ
 

Всегда лучше оставаться на связи с посетителями после мероприятия, но текущая среда требует особого внимания.

Используйте увеличение охвата
Многие виртуальные мероприятия имеют более высокий уровень посещаемости , и гибридные мероприятия также позволят вам извлечь выгоду из преимуществ расширенного охвата. Когда к нам присоединяется так много новых людей, не забудьте взаимодействовать с ними и интегрировать их в свое сообщество, пока вы привлекаете их внимание.

Используйте эту возможность, чтобы предоставить как можно больше ценного контента и облегчить взаимодействие с вашей аудиторией. Как упоминалось ранее, предложение контента мероприятия по запросу позволит большему количеству людей воспользоваться информацией, которой вы поделились, а также предложит участникам возможность вернуться и снова посмотреть определенные сеансы в будущем или поделиться со своими друзьями и коллегами.

Еще одно соображение - создать виртуальную группу - будь то на существующей платформе социальных сетей или внутренней - где заинтересованные участники могут взаимодействовать друг с другом и получать эксклюзивный контент. Например, вы можете загрузить бонусную сессию со спикером через несколько недель после мероприятия для тех, кто остается рядом, или вы можете регулярно выпускать контент, созданный с участием лидеров отрасли, чтобы поддерживать интерес сообщества и укреплять свой собственный опыт в своей нише.

Вы также можете использовать данные виртуальной посещаемости, чтобы обеспечить спонсорство для ваших следующих мероприятий, если вы сможете доказать, что смогли привлечь внимание своей большой аудитории.

Ищите обратную связь
Скорее всего, вы уже планируете отправить своим участникам какой-то опрос или запрос обратной связи, и это особенно важно для любых событий, которые происходят во время пандемии.

Не забудьте создать две отдельные формы для виртуальных и личных участников, чтобы обе группы могли рассказать о своем уникальном опыте. Если вы еще не совсем уверены в виртуальных или гибридных мероприятиях, это будет ценная возможность увидеть, что сработало, а что нет, с точки зрения онлайн-аудитории.

С другой стороны, те, кто присутствовал физически, смогут поделиться своими отзывами о принятых мерах безопасности и о том, чувствовали ли они себя в безопасности на протяжении всего мероприятия.

Подумайте о внедрении системы, которая позволила бы участникам уведомлять вас о положительном результате теста на вирус после мероприятия.

Это может значительно помочь в отслеживании контактов и дать вам возможность предупредить всех остальных о том, что им следует подумать о прохождении тестирования, или, по крайней мере, быть начеку в отношении симптомов.

В ЗАКЛЮЧЕНИИ
В обозримом будущем проведение успешных личных мероприятий будет чрезвычайно сложным и сложным процессом. Это потребует дополнительного планирования и подготовки, а также бдительности на протяжении всего мероприятия.

Однако недавно ставший популярным гибридный формат также может обеспечить более широкий охват, вовлеченность и, в конечном итоге, рентабельность инвестиций, если все сделано правильно.